桌子亂也有理論

照片分別為過去我在台灣和現在美國的辦公室
感謝這本書
我終於可以很驕傲的秀給大家看我的混亂桌子：P
所以當然要轉貼一下啦

混亂管理學 激出新創意
2007.01.31／ 天下雜誌第365期 桌子應該好好清一清了！」當你看到自己的辦公桌，也許心裡正在嘀咕著這一句話。心想自己的辦公桌如果能維持整潔，辦起事來一定更有效率。通常老闆也都會要求自己的員工，要維持辦公室的整潔，讓客人留下好的印象。美國通用汽車與優比速快遞公司（UPS），就有明確的辦公室整潔規定。

換句話說，大家似乎已經認定混亂、沒有秩序是不好的，使大部份人都對自己不夠整齊乾淨，或是公司組織混亂、規劃不足，而有些罪惡感。美國人每年就花了幾百萬美元給顧問公司，協助自己的公司建立一個嚴謹、有秩序的組織。

但美國哥倫比亞大學管理學教授亞伯拉遜（Eric Abrahamson）與統計學家弗里曼（David Freedman）最近合寫的新書《完美的混亂》（A Perfect Mess）認為，大家都忽略了其實允許適當程度的混亂，是一件聰明的事。這不僅可以應用到個人及企業組織上，工作流程的設計，也可以派上用場。從家裡到辦公室，從個人到社會，混亂有時是有幫助的。

美國波士頓近郊一家與眾不同的書店New England Mobile Book Fair，就是一個有趣的例子。在這家書店裡，書籍的排列並不像一般書店一樣以內容分類，而是出版社將書寄來之後，員工就直接將一整箱的書堆放在同一個架上，不再進一步整理分類。整個書店就這樣到處堆滿了沒有分類的書籍與箱子，一眼望去就跟倉庫沒兩樣。儘管雜亂無章，但書店的年營業額卻可以達到一千萬美元，比附近邦諾（Barnes & Noble）、博得（Borders）等四家大型連鎖書店還要高。原來，New England Mobile Book Fair因為不需要雇用大量員工整理書店，省下大筆經費，可以壓低價格。

另外，他們也發覺，顧客其實很喜歡在雜亂的書籍叢林中，自己尋寶，因為這樣可以發現一些平常不會注意到的有趣書籍。

New England Mobile Book Fair的成功，其實就和要不要花時間維持辦公桌整潔的道理一樣。

桌子混亂有好處
研究人員發現，一張混亂的桌子，更真實地呈現了一個人的工作型態與習慣，有時辦事效率會更高。因為，整理辦公桌的時間被省下來後，可以拿來做決定或聯絡客戶等更重要的事。也就是說，維持整潔是要付出成本的。

而且，在一張不是很整齊的桌上，重要與急迫的文件通常都會堆在最上面。不是很重要的，就會被埋在裡面。調查結果證明，認為自己桌子非常整齊的人，比桌子不整齊的人，多花了三六％的時間找東西。

桌子混亂的另一個好處，是有時可以帶來意外的創意。因為在混亂的桌子上，常有毫不相干的文件堆在一起，有時可以發現意想不到的關聯性，幫助你產生新的創意。這在整齊的桌上，可能就不會發生。美國人力資源公司亞吉龍（Ajilon Office）的調查就發現，教育程度、薪水、經驗愈高，桌子就愈混亂。

混亂管理學除了可以應用在個人身上之外，也可以應用在公司營運上。

混亂可增加企業彈性
美國一家航太公司Scaled Composites不像一般企業有一套完整的人力資源管理策略與標準，總喜歡不按牌理出牌，時常聘請毫無相關經驗的人，因為他們總能發現公司內部員工無法察覺的問題。就是在這一批人的幫助下，Scaled Composites成功開發出美國第一架民間自行製造的太空船。

制定企業策略時，最好也留下一些混亂的空間，讓公司可隨時因應市場變化做出調整。

美國奧勒岡大學商學院教授史塔巴克（William Starbuck）認為，過度遵守自己訂定的策略，有時會為公司帶來傷害。因為，市場充滿了太多像油價波動、新科技應用、戰爭等不確定性因素，而且競爭對手會想盡辦法發覺你的下一步是什麼。所以，策略上保持一定程度的混亂，可以增加企業營運上的彈性。

另外，就像混亂的辦公桌一樣，創意在一個太有秩序、太規律率的環境下，很難被激發出來。微軟的軟體設計師，過去都會定期開會討論新想法。但新任技術長歐席（Ray Ozzie）上任後，就將本來死板的做法，改變為隨時隨地利用大家面對面的時間，彼此討論、激發新的想法，隨時抓住瞬即消逝的創意。

雖說混亂會帶來許多意想不到的效果，但這並不是說可以無限制的混亂，或是所有事都不需要規劃。混亂與整齊之間，必須找到一個平衡點。一個簡單的衡量標準就是，如果個人工作或是公司營運愈來愈順利，就可以繼續維持目前的混亂程度。如果事情變糟，可能就要好好整理一下，換個方式。就像混亂的桌子會為你帶來意想不到的好處，但也不能亂到沒有工作的空間。